Giải pháp quản lý bán hàng bằng excel liệu có mang lại thuận lợi cho doanh nghiệp, có phải là phương pháp quản lý tối ưu hoạt động bán hàng trong thời đại hiện nay? Hay vẫn tồn tại những bất cập, những điểm chưa hợp lý?
Quản lý bán hàng bằng excel là việc sử dụng excel vào trong việc quản lý các nghiệp vụ bán hàng như thiết lập báo giá, đơn hàng bán, hợp đồng bán, thống kê doanh số.
Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel có những ưu và nhược điểm riêng, chúng ta cùng tìm hiểu theo những đánh giá sau đây:
Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:
• Đơn giản, dễ sử dụng
• Chi phí thấp
• Tính đại trà cao, có thể tải và dùng miễn phí
• Có thể chủ động thêm bớt trường dữ liệu, tự tạo báo cáo theo yêu cầu
• Thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, quản lý bán hàng đơn giản
Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:
• Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật: Khi quản lý việc bán hàng bằng phần mềm Excel, tất cả các thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất. Khi tập tin này bị lỗi, bị mất do vô ý hay nhiễm virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng
• Quy trình xuất hàng bán, điều chuyển hàng nội bộ phức tạp và cồng kềnh hơn. Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của máy tính, ảnh hưởng đến tiến độ công việc
• Thường chỉ có các tính năng cơ bản như quản lý hàng hóa, khách hàng, nhập xuất kho, thu chi, hàng tồn kho… và người quản dùng cũng phải mất nhiều thời gian để lập thống kê, báo cáo chi tiết
• Thường chỉ tiện cho việc ghi chép còn việc báo cáo thì người dùng phải tốn nhiều công sức, thời gian. Do đó, nhà quản lý cũng gặp khá nhiều khó khăn trong việc kiểm tra hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
• Chỉ cho phép một người làm việc trên 1 tập tin, gây lãng phí nhân sự và thời gian làm việc
• Ngoài ra, các hàm, các công thức trên excel khá phức tạp, người dùng phải thực sự hiểu biết về excel mới có thể sử dụng tốt, hiệu quả
• Không những vậy, excel không thể giúp lập hóa đơn và hạn chế liên kết với các thiết bị bán hàng…
• Dữ liệu bán hàng được lưu trữ rời rạc trên các file Excel không đảm bảo tính an toàn và logic để phục vụ cho việc tập hợp báo cáo tổng hợp và tham chiếu ràng buộc dữ liệu
• Việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian (Báo cáo bán hàng, báo cáo thống kê doanh số theo nhiều chỉ tiêu như theo nhóm hàng, mặt hàng, theo nhân viên kinh doanh, báo cáo công nợ đến hạn, ..)
• Với những doanh nghiệp lớn, khi nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng mặt hàng nhiều, số lượng khách hàng cũng rất nhiều thì sử dụng phần mềm excel thì rất khó đáp ứng, thông tin dữ liệu khó theo dõi, thiếu logics và rời rạc. Và việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian và công sức, hơn nữa lại không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
Công nghệ không ngừng phát triển và tạo ra những xu hướng ảnh hưởng mạnh mẽ đến thói quen mua sắm của người tiêu dùng. Khi khách hàng thay đổi thì người bán hàng cũng phải thay đổi. Vì vậy những ứng dụng công nghệ ngày càng hiện đại hơn phục vụ cho các nhà kinh doanh được phát triển như một điều tất yếu. Trong đó, phần mềm quản lý bán hàng đang làm thay đổi nhanh chóng cách mà một doanh nghiệp quản lý công việc kinh doanh của mình.
Theo đánh giá của giới thương mại điện tử, trên thế giới hiện nay, xu hướng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đang dịch chuyển theo hướng từ phần mềm quản lý bán hàng truyền thống sang phần mềm có hỗ trợ bán hàng đa kênh, tích hợp theo nhu cầu các ứng dụng phục vụ từ A-Z cho hoạt động kinh doanh.
Tại Việt Nam, giữa bối cảnh bán hàng đa kênh (Omni Chanel) đang trở nên phổ biến, các doanh nghiệp cũng không chỉ cần một phần mềm quản lý bán hàng mà còn cần giải pháp tích hợp ứng dụng, kết nối với các phân hệ khác cũng như các thiết bị ngoại vi như máy quét mã vạch, điện thoại di động, máy tính bảng để tạo ra một chu trình bán hàng khép kín và quản lý doanh nghiệp tổng thể.