Bán hàng là bộ phận vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp vì ở đây là đầu vào của các nguồn tiền. Việc có một quy trình nghiệp vụ bán hàng chuẩn sẽ giúp công việc ở bộ phận này thuận lợi.
Một quy trình nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp tiêu biểu như sau:
Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ hay sản xuất đều có bộ phân kinh doanh hay còn gọi là bộ phận bán hàng. Song quy trình nghiệp vụ bán hàng và quản trị của từng doanh nghiệp sẽ có những đặc thù khác nhau cho dù họ đang hoạt động cùng ngành hay cùng lĩnh vực. Do đó nội dung và mức độ quản lý bán hàng của từng doanh nghiệp sẽ khác nhau mà thông thường phụ thuộc nhiều vào quy mô doanh nghiệp, số lượng đơn hàng phát sinh trong kỳ bên cạnh đó là tầm nhìn chiến lược của nhà lãnh đạo.
Sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nội dung của 2 mức độ của quy trình nghiệp vụ bán hàng mà các doanh nghiệp sẽ quản lý dựa theo quy mô doanh nghiệp và lượng đơn hàng, với các mức độ từ cơ bản tới nâng cao như sau:
Một yếu tố tưởng chừng như không quan trọng là báo giá khách hàng mà rất ít doanh nghiệp tổ chức theo dõi. Tuy nhiên đây là yếu tố quan trọng đối với việc nhìn nhận lại chính sách giá và sự tiếp nhận của thị trường đối với sản phẩm. Một chỉ tiêu đơn giản dễ dàng thống kê được là tỷ lệ giữa số hợp đồng mới ký kết với số lượng báo giá trong kỳ cho thấy doanh nghiệp định giá sản phẩm của mình đúng đến mức nào hay một cách nhìn nhận khác là số lượng cơ hội đã vụt bay là bao nhiêu. Từ đó nhà quản trị với tầm nhìn xa sẽ định hướng được chiến lược phù hợp để tận dụng hay bỏ qua những cơ hội đó.
Một vấn đề tuy đơn giản nhưng thật khó xác định đó là nhu cầu của doanh nghiệp vì trong cuộc sống, nhu cầu luôn là không giới hạn. Tuy nhiên khả năng chi trả lại luôn là bị giới hạn (yếu tố này không khó xác định) và năng lực của chính doanh nghiệp cũng bị giới hạn. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ chỉ quản lý những thông tin, quy trình nghiệp vụ thực sự cần thiết với mình.
Căn cứ theo nhu cầu quản trị và năng lực thực tế mà doanh nghiêp có thể xây dựng quy trình phù hợp và tốt nhất nên theo tiêu chuẩn chất lượng ISO sẽ giúp ích được rất nhiều cho việc triển khai ứng dụng giải pháp ERP sau này.
Tuy nhiên một lưu ý đặt ra là quy trình phải chuẩn và phải có khả năng ứng dụng được trong thực tế của doanh nghiệp. Nếu không quy trình cũng chỉ là một thứ trưng bày cho có mà thôi.
Trước khi xây dựng giải pháp phần mềm, đơn vị tư vấn phải khảo sát chi tiết nhu cầu quản trị của doanh nghiệp từ đó đề xuất những lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp nhất. Có những công nghệ rất ưu việt nhưng chi phí sẽ tốn kém hoặc đòi hỏi cơ sở hạ tầng đồ sộ để ứng dụng giải pháp. Hoặc một số khác thì tiết kiệm nhưng không đủ đáp ứng một số tính năng quan trọng như bảo mật dữ liệu chẳng hạn.
Phần mềm quản lý bán hàng của công ty phần mềm Phi Long nhằm trợ giúp bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách chặt chẽ, chính xác. Giúp Lãnh đạo nắm bắt tình hình tiêu thụ tức thời để đưa ra các quyết định kịp thời.